Déclaration de confidentialité de la Fondation Sana

Informations générales

A travers cette déclaration de confidentialité, nous informons sur le traitement des données relatives aux personnes (données personnelles) dans le cadre des activités de la Fondation ainsi que sur les droits des personnes concernées. Nous sommes conscients de l’importance des données personnelles et de la protection de la sphère privée, et nous respectons les dispositions légales dans le cadre du traitement de ces données. La présente déclaration de confidentialité se base sur la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et le Règlement européen sur la protection des données (RGPD).

1. Nom et adresse de l’entité responsable

L’entité responsable du traitement des données décrit dans la présente déclaration de confidentialité est :

Fondation Sana
Thunstrasse 82
3006 Berne
info@fondation-sana.ch

2. Traitement des demandes adressées à la Fondation Sana

2.1 Description du traitement des données et personnes concernées

Dans le cadre de l’examen et du traitement des demandes, nous traitons des données personnelles des demandeurs et, le cas échéant, de personnes rattachées à ceux-ci (p.ex. membres de la famille, curateur, représentant, participants au projet, collaborateurs/trices) et pertinentes pour le traitement de la demande.

2.2 Catégories de données personnelles

Nous traitons notamment les catégories suivantes de données personnelles :

  • Données personnelles et informations de contact : p.ex. prénom et nom, sexe, date de naissance, adresse de courriel, numéro de téléphone, données de santé, membres de la famille, etc.
  • Informations sur la situation financière ; notamment taxation fiscale.
  • Données relatives à la santé concernant l’objet de la demande : p.ex. rapports médicaux.
  • Relations bancaires ou postales.

Les données de santé obtenues pour le traitement des demandes peuvent entrer dans la catégorie des données personnelles sensibles.

2.3 Sources des données

Nous obtenons les données personnelles en premier lieu de la part des demandeurs, directement ou à travers une institution tierce déposant la demande (p.ex. service social, curateur, représentant, etc.). Dans certains cas, nous obtenons également des données personnelles de la part de personnes rattachées au demandeur.

Dans le cas de demandes au Fonds d’aide pour les assurés dans le besoin, des données personnelles supplémentaires peuvent être obtenues auprès du groupe Helsana et de ses médecins-conseil ainsi que de la part de médecins et de médecins-dentistes ayant été libérés du secret professionnel par les demandeurs.

Des données personnelles peuvent également être obtenues à partir de sources d’accès public (p.ex. Internet, médias, registres).

Les demandeurs qui nous transmettent des données personnelles de tiers pour le traitement de leur demande sont tenus d’informer ces derniers de la présente déclaration de confidentialité et des informations contenues dans celle-ci.

2.4 But du traitement des données et base juridique

Le traitement de données personnelles dans le cadre de demandes adressées aux fonds de la Fondation Sana est réalisé à des fins d’examen et de traitement des demandes, pour le versement des contributions de soutien ou la réalisation d’autres prestations de soutien, pour le contrôle du respect des conditions relatives au soutien et, en partie, à des fins statistiques.

Nous nous basons en premier lieu sur l’accord de la personne concernée déposant la demande. Parallèlement, il existe un intérêt légitime à la réalisation du but de la fondation et/ou un intérêt légitime du demandeur à déposer sa demande et à voir sa demande traitée. En présence d’un contrat avec le demandeur, la base juridique relative à la réalisation du contrat s’applique également.

Les données personnelles ne sont pas utilisées à des fins publicitaires et ne sont pas transmises à des tiers, sous réserve du ch. 2.5.

2.5 Transmission des données à des tiers

Au sein de la Fondation Sana, seuls ont accès aux données personnelles les collaborateurs/trices et les membres du conseil de fondation qui en ont besoin pour l’examen et le traitement d’une demande, pour le versement de contributions, pour le contrôle des conditions relatives au soutien ou pour le contrôle de la conformité avec les règlements.

Dans le cas du Fonds d’aide pour les assurés dans le besoin, certaines données personnelles sont transmises à des experts médicaux / dentaires mandatés. Ces experts sont soumis au secret professionnel médical.

Les fournisseurs de prestations mandatés par nos soins, p.ex. dans le domaine bancaire, informatique ou de révision ainsi que la surveillance de la fondation peuvent obtenir un accès à des données personnelles pour la réalisation de leurs prestations ou de leur mission légale.

Les fournisseurs de prestations mandatés sont soumis aux mêmes prescriptions que nous concernant la protection des données. Ils sont en mesure d’assurer la sécurité des données.

2.6 Durée de la conservation/enregistrement

Fondamentalement, nous enregistrons les données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour la réalisation des buts décrits ci-dessus ou le respect des délais de conservation légaux. Afin de pouvoir contrôler s’il s’agit d’une demande pour la prise en charge de coûts récurrents, certaines données personnelles sont également conservées au-delà de la clôture du cas.

2.7 Droits des personnes concernées

Fondamentalement, chaque personne concernée a un droit d’information concernant ses données personnelles, un droit de rectification, un droit de suppression, un droit à limiter leur traitement et à révoquer son accord, un droit de contestation, un droit à la portabilité des données et un droit de recours.

L’accord pour le traitement des données personnelles peut être donné à tout moment. La révocation de celui-ci ne porte toutefois que sur les traitements à venir.

Veuillez noter que ces droits impliquent certaines conditions préalables et qu’il peut y avoir des exceptions. La suppression de données personnelles n’est possible qu’en l’absence d’une obligation légale de conservation.

On notera également que l’exercice des droits susdits, notamment du droit de suppression, peut entraîner que certaines prestations de la Fondation Sana ne peuvent plus être fournies à la personne concernée. Cela concerne notamment le traitement des demandes.

3. Traitement des nominations pour le Prix Sana

3.1 Description du traitement des données et personnes concernées

Dans le cadre de l’examen et du traitement des nominations pour le Prix Sana ainsi que lors de la publication des lauréat-e-s, nous traitons des données personnelles des nominé et des personnes les proposant ainsi que, le cas échéant, d’autres personnes concernées.

3.2 Catégories de données personnelles

Nous traitons notamment les catégories suivantes de données personnelles :

  • Données personnelles et informations de contact : p.ex. prénom et nom, sexe, date de naissance, adresse de courriel, numéro de téléphone, données de santé, membres de la famille, etc.
  • Données relatives à la santé, si celles-ci sont contenues dans la description des nominés.
  • Relations bancaires ou postales des lauréat-e-s.
  • Les données de santé obtenues pour le traitement des demandes peuvent entrer dans la catégorie des données personnelles sensibles.

3.3 Sources des données

Nous obtenons les données personnelles en premier lieu de la part des personnes proposant les nominés ainsi que des nominés et, le cas échéant, d’autres personnes concernées.

Des données personnelles peuvent également être obtenues à partir de sources d’accès public (p.ex. Internet, médias, registres).

Les personnes qui proposent des nominés et qui nous transmettent des données personnelles des nominés sont tenus d’informer ces derniers de la présente déclaration de confidentialité et des informations contenues dans celle-ci.

3.4 But du traitement des données et base juridique

Le traitement des données personnelles dans le cadre des nominations pour le Prix Sana est réalisé uniquement à des fins d’examen et de traitement de ces nominations ainsi que pour la communication avec les lauréat-e-s et le versement du prix à ceux-ci.

Nous nous basons en premier lieu sur l’accord des personnes concernées. Parallèlement, il existe un intérêt légitime à la réalisation du but de la fondation et/ou un intérêt légitime de la personne concernée à l’examen et au traitement de la nomination ainsi qu’un intérêt public à la publication des lauréat-e-s.

Les données personnelles ne sont pas utilisées à des fins publicitaires et ne sont pas transmises à des tiers, sous réserve du ch. 2.5.

3.5 Transmission des données à des tiers

Au sein de la Fondation Sana, seuls ont accès aux données personnelles les collaborateurs/trices et les membres du conseil de fondation qui en ont besoin pour l’examen et le traitement des nominations ainsi que pour le versement des prix. Parallèlement, les membres du jury mandaté par la Fondation Sana ont accès aux données personnelles dans le cadre du processus de décision.

Des données personnelles des lauréat-e-s sont publiées sur notre site Internet ainsi que sur d’autres canaux, à des fins de communication. Le communiqué de presse correspondant est envoyé à divers médias.

Les fournisseurs de prestations mandatés par nos soins, p.ex. dans le domaine bancaire, informatique ou de révision ainsi que la surveillance de la fondation peuvent obtenir un accès à des données personnelles pour la réalisation de leurs prestations ou de leur mission légale.

Les fournisseurs de prestations mandatés sont soumis aux mêmes prescriptions que nous concernant la protection des données. Ils sont en mesure d’assurer la sécurité des données.

3.6 Durée de la conservation/enregistrement

Fondamentalement, nous enregistrons les données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour la réalisation des buts décrits ci-dessus ou le respect des délais de conservation légaux. Afin de pouvoir contrôler s’il s’agit d’une nomination qui avait déjà été soumise par le passé, certaines données personnelles sont également conservées au-delà de l’attribution du Prix Sana.

Les noms des lauréat-e-s sont publiés. Dans le sens d’une archive historique, les données personnelles de ceux-ci sont conservés/enregistrés à demeure.

3.7 Droits des personnes concernées

Fondamentalement, chaque personne concernée a un droit d’information concernant ses données personnelles, un droit de rectification, un droit de suppression, un droit à limiter leur traitement et à révoquer son accord, un droit de contestation, un droit à la portabilité des données et un droit de recours.

L’accord pour le traitement de données personnelles peut être donné à tout moment. La révocation de celui-ci ne porte toutefois que sur les traitements à venir.

Veuillez noter que ces droits impliquent certaines conditions préalables et qu’il peut y avoir des exceptions. Par ailleurs, la suppression de données personnelles n’est possible qu’en l’absence d’une obligation légale de conservation.

On notera également que l’exercice des droits susdits, notamment du droit de suppression, entraîne l’impossibilité d’examiner la nomination.

Concernant les lauréat-e-s, il y a un intérêt public à conserver leurs données personnelles, dans le sens d’une archive historique.

4. Utilisation de notre site Internet

Lors de la visite de notre site Internet, nos serveurs enregistrent temporairement chaque accès dans un fichier journal. Dans ce cadre, les données techniques suivantes sont enregistrées et conservées jusqu’à leur suppression automatisée :

  • Adresse IP de l’ordinateur de l’internaute
  •  Date et heure de l’accès
  • Page Internet depuis laquelle se fait l’accès, le cas échéant avec le mot-clé recherché
  • Nom et URL du fichier consulté
  • Requêtes effectuées
  • Le système d’exploitation de votre ordinateur (mis à disposition par l’User Agent)Le navigateur que vous utilisez (mis à disposition par l’User Agent)
  • Le type d’appareil en cas d’accès par téléphone mobile
  • Le protocole de transmission utilisé

La collecte et le traitement de ces données sert à la sécurité et à la stabilité du système ainsi qu’à l’analyse des erreurs et des performances et à des fins statistiques internes, et nous permet d’optimiser notre offre Internet. L’adresse IP est également utilisée pour le choix de la langue du site Internet. C’est dans ces buts que réside notre intérêt légitime à traiter ces données. Enfin, nous utilisons des cookies ainsi que des applications et des aides basées sur ces cookies, lors de la visite de notre site Internet. Vous trouverez des informations détaillées à ce propos dans le chapitre suivant.

Les données ne sont conservées qu’aussi longtemps que cela est nécessaire pour atteindre le but de leur collecte. La collecte des données pour la mise à disposition du site Internet ainsi que l’enregistrement des données dans des fichiers journal est indispensable pour le bon fonctionnement du site Internet. Il n’y a donc pas de contestation possible sur ce point.

5. Utilisation de cookies

Notre site Internet utilise des cookies. Les cookies sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur lors de la visite de notre site Internet. Si vous accédez à nouveau à ce site, votre navigateur nous renvoie le contenu des cookies et permet ainsi la reconnaissance de l’appareil terminal. La lecture des cookies nous permet de configurer notre site Internet de manière optimale pour vous et de vous en faciliter l’utilisation.

La plupart des cookies que nous utilisons sont des « sessions-cookies ». Ils sont automatiquement effacés à la fin de votre visite. D’autres cookies restent sur votre appareil terminal jusqu’à ce que vous les effaciez. Ces cookies nous permettent de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite.

Les cookies que nous utilisons servent à améliorer la convivialité et la qualité du site Internet. C’est dans ces buts que réside notre intérêt légitime à traiter ces données.

La transmission de cookies peut être désactivée ou limitée par l’utilisateur dans les réglages du navigateur. Une désactivation des cookies peut entraîner une limitation des fonctionnalités du site Internet.

En tant qu’utilisateur, vous avez le plein contrôle de l’utilisation de cookies. En modifiant les réglages de votre navigateur Internet, vous pouvez désactiver ou limiter la transmission de cookies. Les cookies enregistrés peuvent être effacés à tout moment. Cela peut également se faire de manière automatique. Une désactivation des cookies peut entraîner une limitation des fonctionnalités du site Internet.

6. Formulaire de contact et contact par courriel

L’utilisateur peut nous contacter au moyen du formulaire de contact sur notre site Internet. Les  données introduites dans le masque d’introduction nous sont transmises et sont enregistrées par nos soins. Nous attirons l’attention sur la présente déclaration de confidentialité avant l’envoi du formulaire de contact. Lors d’un contact depuis une adresse de courriel, les données personnelles transmises avec le courriel sont enregistrées.

Les données ne sont conservées qu’aussi longtemps que cela est nécessaire pour atteindre le but de leur collecte ou le respect des délais légaux.

La base juridique pour le traitement des données est constituée par l’accord de la personne concernée, la réalisation de mesures précontractuelles ou un intérêt légitime.

7. Droits des personnes concernées

Fondamentalement, chaque personne concernée a un droit d’information concernant ses données personnelles, un droit de rectification, un droit de suppression, un droit à limiter leur traitement et à révoquer son accord, un droit de contestation, un droit à la portabilité des données et un droit de recours auprès de l’autorité de surveillance.

Veuillez noter que ces droits impliquent certaines conditions préalables et qu’il peut y avoir des exceptions. Par ailleurs, la suppression de données personnelles n’est possible qu’en l’absence d’une obligation légale de conservation.

Des informations complémentaires sont contenues dans les chiffres relatifs aux procédures spécifiques de traitement des données.

8. Sécurité des données

Nous utilisons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates pour protéger vos données personnelles enregistrées chez nous contre la manipulation, contre la perte partielle ou totale ainsi que contre l’accès non autorisé par des tiers. Nos mesures de sécurité sont constamment améliorées, en fonction des développements techniques.

9. Modification de la présente déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier et de compléter la présente déclaration de confidentialité à tout moment et à notre libre appréciation, conformément à la législation relative à la protection des données. C’est toujours la version publiée sur le site Internet qui s’applique.